KI-Agenten, die Bewerbungen vorsortieren, Lohnläufe prüfen und Fragen von Mitarbeitenden beantworten, gesteuert in einem einzigen System: Workday gehört zu den Vorreitern beim Einsatz von KI-Agenten in einer vernetzten HR-Systemlandschaft. Seit diesem Jahr ist Digital HR Ecosystem Partner von Workday und begleitet Unternehmen bei der Evaluation.
KI-Agenten, gesteuert wie Mitarbeitende
Mit dem «Agent System of Record» verwaltet Workday KI-Agenten ähnlich wie Mitarbeitende: mit klaren Rollen, Berechtigungen und Kontrolle. So bleibt nachvollziehbar, welcher Agent was tun darf und auf welche Daten er zugreift. Auch Agenten anderer Anbieter lassen sich einbinden. Für HR heisst das: KI-Agenten werden nicht neben dem System eingesetzt, sondern sind kontrolliert in die Prozesse eingebunden.
Was KI-Agenten im HR-Alltag übernehmen
Im HR-Alltag übernehmen KI-Agenten vor allem wiederkehrende Aufgaben, die heute viel Zeit kosten:
- Recruiting: Bewerbungen vorsortieren, mit dem Anforderungsprofil abgleichen und Interviewtermine koordinieren.
- Lohnabrechnung: Lohnläufe vor der Freigabe auf Abweichungen prüfen, zum Beispiel ungewöhnliche Beträge oder fehlende Mutationen.
- Fragen von Mitarbeitenden: Anfragen zu Ferien, Absenzen oder Lohnausweis direkt beantworten, auf Basis der aktuellen Daten im System.
- Onboarding: Aufgaben für neue Mitarbeitende anstossen und den Fortschritt verfolgen.
Entscheidend ist dabei nicht der einzelne Agent, sondern die Steuerung: Wer darf was, auf welche Daten wird zugegriffen, und wer gibt am Ende frei? Die Verantwortung bleibt bei HR.
HR, Payroll und Finance auf einer gemeinsamen Datenbasis
KI-Agenten sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeiten. In vielen Unternehmen liegen Personaldaten, Lohndaten und Finanzdaten in getrennten Systemen, und jede Schnittstelle ist eine mögliche Fehlerquelle. Workday führt HR, Payroll und Finance auf einer Plattform zusammen. Die Agenten greifen auf dieselben, aktuellen Daten zu statt auf Kopien aus verschiedenen Tools.
Neu: Workday GO für Schweizer KMU
Bisher blieb die Plattform vor allem Grosskonzernen vorbehalten, mit langen Einführungsprojekten. Mit Workday GO können jetzt auch wachsende KMU prüfen, ob Workday zu ihnen passt. Workday GO kombiniert HR, Payroll und Finance in einem vorkonfigurierten Paket mit KI-Funktionen von Beginn an. Laut Workday ist ein Go-Live in rund 60 Geschäftstagen möglich.
Vor einer Entscheidung sollten Schweizer KMU vier Punkte klären:
- Schweizer Lohnabrechnung: Wie werden Quellensteuer, Sozialversicherungen und Swissdec abgedeckt, und braucht es eine Anbindung an eine Schweizer Lohnsoftware?
- Umfang: Welche Module brauchen Sie zum Start, welche später?
- Bestehende Tools: Was wird abgelöst, was bleibt und muss angebunden werden? Mehr dazu im Beitrag «Multivendor statt Flickenteppich».
- Interne Ressourcen: Auch eine schnelle Einführung braucht Zeit von HR, Finance und IT.
Wo steht Ihr HR in der digitalen Transformation? Vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch oder starten Sie mit dem HR Readiness Assessment.
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